Utlämnande av anbudsförteckningen

En anbudsförteckning, om den är korrekt, innehåller en mängd personuppgifter. Det är därför viktigt att denna hanteras på rätt sätt.

I första hand sker behandlingen av personuppgifterna i anbudsförteckningen med grund i att mäklaren enligt lag är skyldig att upprätta en anbudsförteckning och att denna också ska innehålla vissa uppgifter. Det är alltså fråga om att du som mäklare följer en rättslig förpliktelse genom att hantera anbudsgivarnas personuppgifter för att få till en korrekt anbudsförteckning.

Det är också för att följa den rättsliga förpliktelsen som du som mäklare lämnar ut anbudsförteckningen till den eller de personer som enligt paragrafen har rätt att få del av den.

Men som FML stadgar är det ju när uppdraget slutförs som förteckningen ska lämnas ut, vilket ju i regel är i samband med tillträdet. Emellertid vet vi att många köpare efterfrågar denna redan vid kontraktsskrivningen. Hur bör man agera då?

Utifrån hur FML beskriver hanteringen av anbudsförteckningen och när den ska lämnas ut, kan man dra slutsatsen att du som mäklare inte har en laglig skyldighet att lämna ut dokumentet vid ett tidigare tillfälle. Insisterar köparen, och kanske även säljaren som ju är angelägen om att få kontrakt till stånd, kan följande alternativ nämnas.

En anonymiserad lista (som då inte bör benämnas just anbudsförteckning för att inte framstå som en sådan, eftersom den ju då inte uppfyller lagens krav på just det dokumentet) kan kanske vara tillräckligt för köparen att ta del av. En sådan skulle t.ex. kunna innehålla uppgifter om samtliga anbud, men med kontaktuppgifterna på anbudsgivarna (och deras namn) borttagna; liknande sammanställning av budlistan som ibland görs tillgänglig på internet-annonsen. Många mäklarsystem innehåller sådana budgivningslistor.

Önskar köparen få del av den kompletta anbudsförteckningen redan vid kontraktet; för att redan då kunna utföra kontrollen som är möjlig, bör man skilja på två situationer.

1. Köpet är bindande – I situationen där man har ett bindande kontrakt, men bara inte ännu kommit till tillträdet, kan man i alla fall vara säker på att det är rätt person (alltså köparen) som får del av dokumentet, även om man nu får del av det något tidigare än vad lagen stadgar
2. Köpet är svävande – I situationen där det finns svävarvillkor i kontraktet som ännu löper, vet man ju inte med säkerhet att den som får del av anbudsförteckningen faktiskt är rätt person, eftersom köpet ännu inte är bindande.

I båda dessa fall bör man, för att vara på säkra sidan, inhämta ett samtycke från övriga budgivare innan en fullständig anbudsförteckning lämnas ut. Ett sådant samtycke och hur det inhämtas bör då också möta vissa krav för att anses giltigt, särskilt utifrån GDPR.

I det första av fallen, där köpet har blivit bindande, bör mäklaren förtydliga för budgivarna att det visserligen är klart att det är köparen, men att det ändå är fråga om att låta köparen ta del av den vid ett tidigare tillfälle än vad lagen säger.

I det andra fallet, där köpet ännu inte är bindande (kanske har inte kontrakt ens skrivits ännu) bör du som mäklare vara tydlig med att det inte är säkert att det är rätt person som får del av dokumentet; alltså den som nu får del av dokumentet kanske i slutänden inte blir köpare (kanske backar man från avsikten att skriva kontrakt, eller kanske går köpet åter på grund av en ännu inte uppfylld svävarklausul). Detta ska budgivarna informeras om så att de kan fatta beslut om huruvida de vill lämna sitt samtycke till att anbudsförteckningen med deras kontaktuppgifter ändå lämnas ut redan vid detta tillfälle.

Sammanfattningsvis kan inte nog påminnas om vikten av att upprätta en anbudsförteckning och att se till att den innehåller de uppgifter lagen nämner; anbudsgivarens namn, kontaktuppgift, beloppet, eventuella villkor samt tidpunkten anbudet lämnats. Bristande anbudsförteckningar är ett återkommande ämne hos FMI. Ovanstående får anses utgöra en rekommendation för hur utlämnandet av anbudsförteckningen ska hanteras, när någon (ofta köparen) önskar ta del av dokumentet vid ett tidigare tillfälle än FML beskriver.

Louise Åhl Rosell
Bitr. förbundsjurist