Vad händer med de arkiverade akterna när fastighetsmäklaren avslutar sin anställning?

Enligt den nu gällande fastighetsmäklarlagen (FML) (2021:516) står såväl fastighetsmäklaren som fastighetsmäklarföretagen under tillsyn av fastighetsmäklarinspektionen (FMI) och är därmed skyldiga att lämna upplysningar och handlingar som FMI begär för sin tillsyn. Mot bakgrund av detta ligger det i såväl fastighetsmäklarföretaget som den enskilda fastighetsmäklarens intresse att ha tillgång till de arkiverade handlingarna. Det finns även andra skäl, såsom bokföringsskyldighet, som gör att det kan ligga i bådas intresse att ha tillgång till de arkiverade handlingarna.  

I den vad jag ännu kallar ”nya fastighetsmäklarlagen” har det införts en bestämmelse som berör ämnet. I FML 3 kap. 19 § framgår att: 

Om en fastighetsmäklare bedriver verksamhet i ett fastighetsmäklarföretag, ska mäklaren hos mäklarföretaget förvara kopior av de handlingar som hör till verksamheten. 

Av detta kan utläsas att kopior av handlingarna som hör till verksamheten ska förvaras hos fastighetsmäklarförtaget. Även om det inte direkt framgår av lagtext får detta motsatsvis anses innebära att fastighetsmäklaren ska förvara originalhandlingarna hos sig. 

När fastighetsmäklaren avslutar sin anställning ska denne således ta med sig sina arkiverade akter och fastighetsmäklarförtaget å sin sida ska ha kvar en kopia av handlingar som de kan ha behov av. Av rent praktiska skäl kan det däremot ibland vara enklast att akterna är kvar på fastighetsmäklarföretaget. Är fastighetsmäklaren och arbetsgivaren överens om en sådan hantering bör det inte finnas något hinder mot detta förutsatt att fastighetsmäklaren har tillgång till handlingarna på ett säkert sätt. Exempelvis skulle parterna kunna vara överens om att de fysiska akterna är kvar på fastighetsmäklarföretaget och att kopior förs över på ett USB-minne som fastighetsmäklaren enkelt kan ta med sig och ha tillgång till. 

Måste akterna arkiveras i pappersform eller går det bra att arkivera dem digitalt?

Normalt sett finns det inte några hinder mot att arkivera handlingarna digitalt. Utifrån bokföringslagens krav kan däremot vissa handlingar behöva bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget eller i det skick som företaget självt har upprättat materialet i. Får exempelvis ett företag in material i fysisk form ska det sparas i fysisk form och har det kommit in i elektronisk form ska det sparas i elektronisk form. Det ställs däremot inte upp några liknande krav i FML och inte heller kräver FMI i regel in handlingarna i original vid sin tillsyn. I sammanhanget finns det dock en poäng med att uppmärksamma förmedlingsuppdraget som inte helt kan uteslutas att FMI skulle kunna kräva in i original för särskild granskning av namnteckningarna. Förmedlingsuppdraget kan antingen undertecknas med bank-ID eller genom penna på papper metoden. Som en säkerhetsåtgärd bör därför förmedlingsuppdraget förvaras i den form som det har upprättats i. Vid digital arkivering bör man vara noga med att spara dokumenten på ett säkert och lättillgängligt sätt.

Slutligen hur länge ska handlingarna arkiveras?

Arkiveringstider varierar i de lagar som fastighetsmäklaren har att följa och kortfattat gäller följande:

• Utifrån bokföringslagen ska handlingar bevaras i sju år. 
• Handlingar som avser åtgärder för att uppnå kundkännedom ska gallras efter fem år om inte dessa behövs sparas längre för att förebygga, upptäcka eller utreda penningtvätt. Det senare förutsätter att omständigheterna ha rapporterats till finanspolisen eller att polismyndigheten eller annan behörig myndighet har uppmärksammat fastighetsmäklaren om att handlingarna behöver bevaras under en längre tid, som längst gäller då tio år. 
• Övriga handlingar i fastighetsmäklarens akter ska arkiveras i tio år. Detta eftersom det är först efter tio år som skadeståndsanspråk gentemot fastighetsmäklaren preskriberas. 

Som ett sista medskick rekommenderar jag varmt att ni i samband med att en anställning påbörjas lyfter frågan om arkivering av akter med er arbetsgivare. Detta för att undvika onödiga konflikter och för att säkerställa att arkiveringen kan ske på ett sätt som gör att både fastighetsmäklaren och mäklarföretaget kan uppfylla de krav som ställs på respektive part. 

På vår medlemssida som ni når via inloggning från vår hemsida finner ni den tidigare upprättade checklistan för arkivering som berör ämnet ytterligare.

Felicia Idbrant
Bitr. förbundsjurist Mäklarsamfundet