Så här kontrollerar du identitetshandlingar

Tidpunkten för när identitetskontrollen av parterna i ett förmedlingsuppdrag ska genomföras är olika för säljaren och köparen. Kontrollen av säljarens identitet ska alltid göras innan du ingår ett uppdragsavtal med denne. Kontrollen av köparens identitet ska vara genomförd innan överlåtelsehandlingarna skrivs under av parterna. Men hur man som mäklare ska kontrollera identiteten på en köpare och säljare är inte alltid självklart. Reglerna om identitetskontroll finns i Fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter och allmänna råd om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Huvudregeln är att en svensk identitetshandling ska användas, men hur vet man om en identitetshandling är giltig? Och hur gör man om kunden saknar identitetshandlingar? Misstänker du att en identitetshandling är ogiltig eller förfalskad ska du vidta åtgärder för att kontrollera giltigheten.

Svenska identitetshandlingar
När du kontrollerar identiteten på en kund bör du börja med att jämföra kundens utseende med fotografiet på identitetshandlingen. Även underskriften bör överensstämma med den på identitetshandlingen. Många mäklare glömmer detta och lägger fokus på att kontrollera själva identitetshandlingen. Misstänker du att kunden inte är den som han eller hon utger sig för att vara måste du kräva in andra handlingar som styrker kundens identitet eller avbryta uppdraget/transaktionen.

Om kunden har ett svenskt pass eller ett nationellt ID-kort kan du enkelt kontrollera giltigheten genom en gratis e-tjänst på Polismyndighetens webbplats. Det är bara att knappa in identitetshandlingens nummer, personnummer och giltighetsdatum så får du svar direkt. Denna tjänst finner du på följande länk.

ID-kort som är utfärdade av Skatteverket kan du kontrollera genom att kontakta Skatteverket på telefon. Det finns olika telefonnummer att ringa beroende på när ID-kortet är utfärdat. På Skatteverkets hemsida finns information om vart du ska vända dig. Där finns även information om vad du själv kan kontrollera på ID-kortet för att se om det är giltigt. Denna information finner du på följande länk.

Förutom Polismyndigheten och Skatteverket finns det andra myndigheter och organisationer som utfärdar ID-kort, t.ex. storbankerna. För att kontrollera dessa identitetskort måste du kontakta utfärdaren av ID-kortet. Kontaktuppgifter brukar finnas på ID-kortet. Svenska körkort kan kontrolleras genom att kontakta Transportstyrelsen på telefonnummer 0771-50 25 70 där du manuellt knappar in uppgifterna från körkortet och får svar direkt.

Om kunden saknar en giltig identitetshandling
Om kunden saknar en svensk identitetshandling kan identitetskontrollen utföras med ledning av en motsvarande identitetshandling som har utfärdats av en myndighet, en annan behörig utfärdare eller genom andra tillförlitliga dokument. Exempel på en sådan handling är LMA-kort (lagen om mottagande av asylsökande mfl.) som utfärdas av Migrationsverket. LMA-kortet är inte ett identitetskort (id-kort), utan ett bevis på att kunden är asylsökande och att denne får vara i Sverige under tiden beslut fattas. Kortet visar endast att innehavaren är asylsökande under det namn som anges på kortet.

Om kunden saknar andra identitetshandling bör kundens identitet styrkas med hjälp av handlingar, uppgifter eller upplysningar från tillförlitliga och oberoende källor. Om det uppstår svårigheter att bedöma om en källa är tillförlitlig bör flera källor användas. En sådan kontroll kan utgöras av att en släkting skriftligt intygar kundens identitet. I sådana fall bör släktskapet kontrolleras genom ett personbevis från Skatteverket. Även anställda på vårdinrättningar kan lämna sådana skriftliga intyganden, men då bör du kontrollera anställningsförhållandet genom arbetsgivaren. Även intygsgivarnas identitet bör kontrolleras i dessa fall.

Utländska identitetshandlingar
När kunden är utländsk medborgare är passet den identitetshandling som i första hand bör kontrolleras. Om kunden saknar pass kan andra identitetshandlingar användas. För att motsvara en svensk identitetshandling bör handlingen innehålla ett fotografi, en namnunderskrift, det fullständiga namnet, giltighetstiden och ett personnummer eller motsvarande. Saknar en utländsk kund en giltig identitetshandling gäller samma sak som för svenska medborgare, identiteten ska styrkas med hjälp av handlingar, uppgifter eller upplysningar från tillförlitliga och oberoende källor. Ett utdrag ur ett folkbokföringsregister eller liknande, som motsvarar ett svenskt personbevis, kan vara lämpligt att begära in. Här kan det bli problem eftersom dessa uppgifter antagligen måste inhämtas från kundens hemland, men det är viktigt att kontrollen utförs korrekt och att den får ta tid.

En följdfråga som ofta uppstår är vad man som mäklare ska skriva i köpehandlingarna när kunden saknar ett svenskt personnummer. Personnummer är ingen obligatorisk uppgift som måste finnas med i t.ex. köpekontraktet, överlåtelseavtalet eller köpebrevet, men det underlättar identifieringen av parterna. Har kunden inget svenskt personnummer kan du istället skriva födelsedatum eller ett motsvarande utländskt personnummer.

Kom ihåg att det är kunden som ska styrka sin identitet genom att kunna visa upp tillräcklig dokumentation. Det är kunden som ska inhämta kompletterande dokumentation om det behövs och inte du som mäklare. Det är inte nödvändigt att alltid kontrollera giltigheten av en identitetshandling. Men om du misstänker att en handling är ogiltig, t.ex för att den är   skadad, ser manipulerad eller oäkta ut, bör du vidta ytterligare åtgärder enligt ovan för att kontrollera att handlingen är giltig.

Skärpta krav och rutiner för svenska identitetshandlingar
Just nu pågår en statlig utredning för att förbättra hanteringen och säkerheten kring svenska identitetshandlingar. Det finns alldeles för många olika typer av identitetshandlingar vilket ökar risken för att ogiltiga handlingar inte upptäcks. I utredarens uppdrag ingår bland annat att föreslå hur antalet utfärdare och identitets­handlingar ska begränsas. Utredaren ska också föreslå hur kontroll av äkthet och giltighet av identitetshandlingar kan förbättras och hur identitetshandlingar bör utfärdas och utformas för att bli säkrare. I uppdraget ingår också att ta ställning till om fysiska identitets­handlingar bör innehålla en e-legitimation. Uppdraget ska redovisas senast den 29 mars 2019 och kommer förhoppningsvis innebära att säkerheten och kontrollen av identitetshandlingar förbättras.

Länk till föreskrifterna

Emil Cargill-Ek
Bitr. förbundsjurist